O tratamento documental de imagens, em particular o tratamento documental de fotografia, apresenta especificidades próprias. A imagem fotográfica apresenta algumas particularidades e a forma como é produzida e guardada pelos seus produtores segue procedimentos nem sempre apropriados para o seu posterior tratamento arquivístico. Em muitos casos surge sem informação escrita associada e todo o trabalho de leitura e identificação é da responsabilidade do arquivista. Os processos fotográficos, os materiais e as suas formas de deterioração são específicos da fotografia e a sua descrição exige conhecimentos nesta área.
A fotografia é uma técnica mecânica de produzir imagens, de que resulta geralmente produção em quantidade. A descrição correta exige que se relacionem as fotografias geradas na mesma ação de produção (por exemplo na mesma reportagem ou na mesma sessão de estúdio), e também que se relacionem fotografias produzidas com o mesmo objetivo ou finalidade (por exemplo produzir um livro, um levantamento fotográfico de região ou acontecimento, um trabalho de investigação).
Para descrever uma fotografia é necessário fazer as perguntas certas: Quem?, Quando?, Como?, e Onde? e saber estruturar as respostas certas, de forma a deixar pouco espaço para a ambiguidade. Esta atividade exige assim alguma experiência da parte de quem descreve e também consistência na forma de descrever.
A utilização de normas de descrição e da linguagem controlada tem grandes vantagens para a descrição de coleções de fotografia. Para o técnico que executa a descrição, o respeito pelas normas permite maior segurança e menor margem de erro. Do ponto de vista da instituição detentora da coleção, o respeito palas normas permite igualmente maior segurança e facilita a partilha de dados entre as instituições. O respeito pelas normas internacionais de descrição é também do interesse dos utilizadores, pois permite mais facilidade de consulta. A descrição que realizamos segue as regras definidas pela SEPIADES.
Durante muito tempo, o trabalho de descrição de fotografia foi desenvolvido sem o apoio de normas orientadoras. Existiam normas genéricas para a descrição de materiais em arquivo, as ISAD-G, mas que não específicas para a fotografia.
Em 1999, o projeto para o Arquivo Visual Europeu (EVA), levou a cabo um estudo visando a preservação e digitalização das coleções fotográficas europeias. O resultado dessa pesquisa, para a qual contribuíram 141 institutos europeus, mostrou a existência de uma grande diversidade de tipos de fichas de identificação. Posteriormente, um grupo de trabalho para a catalogação e modelos descritivos da SEPIA (Safeguarding European Photographic Images for Access), produziu um relatório básico - SEPIADES - com recomendações específicas para a descrição de fotografias baseado, na experiência de diferentes instituições.
As orientações para a descrição, fornecidas neste relatório, vêm de encontro ao que a Luís Pavão Lda. tem vindo a desenvolver ao longo destes anos, nomeadamente no que diz respeito à composição da estrutura de descrição, que parte do geral para o particular.
O SEPIADES é constituído por um relatório de recomendações e por uma ferramenta de software, desenvolvida pelo Instituto holandês dos serviços de informação científica (NIWI). Este programa, em open source code, permite a descrição multinível, armazenamento e troca de registos em formato XML.
Nos trabalhos, desenvolvidos pela nossa empresa, é comum a estrutura descritiva e a designação dos campos apresentar-se da seguinte forma:
Hierarquia na descrição de coleções de fotografia na Luís Pavão Lda
Instituição >> Coleção >> Documento >> Peça (Imagem > Espécie)
Esta hierarquia fica habitualmente transposta na estrutura da base de dados, onde o conhecimento dos níveis hierárquicos de descrição é fundamental.
Níveis e Campos para descrição de fotografia - do geral para o particular
Nível 1 - INSTITUIÇÃO
Nome completo da Instituição, Morada, Código Postal, Correio eletrónico
Telefone, Fax, Website
Horário de funcionamento
Informação sobre serviços prestados
Nível 2 - COLECÇÃO
Número ou sigla
Nome
Motivo ou razão de existir
Autor ou autores
Datas extremas
Proveniência
Forma de aquisição
Resumo da coleção
Observações
Nível 3 - DOCUMENTO
Número de coleção
Número de documento
Título
Data
Local
Autor
Número de caixa
Total de imagens do documento
Data de tratamento
Responsável
Observações
Nível 4 - IMAGEM
Número de coleção
Número de documento
Número de imagem
Número de caixa
Legenda
Palavras-chave ou Descritores
Data da imagem
Código de digitalização
Utilização ou publicação
Observações
Nível 5 - ESPÉCIE (objeto físico)
Número de coleção
Número de imagem
Inscrições
Cota
Código de espécie
Código de formato
Código de geração
Código de localização
Avaliação do estado de conservação
Descrição do estado de conservação
Código de tratamento
Código de produtos utilizados no tratamento
Observações: Para além dos campos mencionados em cima e que são considerados essenciais, existem outros que são estabelecidos consoante as necessidades de cada coleção ou a especificidade de cada Instituição.