O Inventário é a descrição de uma coleção de fotografia realizada ou nível da unidade de instalação (e não ao nível da peça individual) e que compreende a descrição da condição física e dos conteúdos temáticos. É uma ferramenta essencial da conservação, pois permite-nos conhecer a coleção a tratar e planear as ações de conservação, descrição, reprodução e organização antes de intervir.
O Inventário realiza-se através da observação cuidada e metódica da coleção e do registo desta observação em fichas numa Base de Dados (uma ficha para cada conjunto). O inventário tem a forma de um relatório escrito.
Princípios que respeitamos no inventário:
O inventário é sempre a ação inicial da conservação. Deve ser obrigatoriamente realizado antes de intervir na coleção. Não intervimos numa coleção sem ter previamente feito um inventário, para não atuar às cegas.
O Inventário deve cobrir toda a coleção e não apenas uma fração ou secção desta. É necessário ter uma visão global da coleção para planear e realizar o seu tratamento. Não deve ser realizada qualquer alteração ou intervenção sobre a coleção durante o Inventário, pois sem uma visão de conjunto e sem um plano de intervenção, arriscamo-nos a cometer erros. A partir do inventário traçamos um plano de intervenção global e em etapas para a coleção.
A conservação de uma coleção deve ser planeada como um todo e não em frações da coleção.
Na realização do inventário respeitamos geralmente as seguintes fases:
1. Inquérito à Instituição
É uma ação opcional, que nos permite conhecer a relação da instituição proprietária com a coleção, nomeadamente forma e intensidade da utilização, tipo de consulta e pesquisa previstos, perfil do leitor ou utilizador da coleção, forma de aquisição e existência de restrições à sua utilização, se a coleção é estanque ou está em fase de crescimento, se é para consulta pública ou apenas para uso interno, se há interesse em digitalizar o todo ou apenas uma seleção. O inquérito permite conhecer as intenções da instituição e adaptar a intervenção. Poderemos ainda recolher informação extra da coleção, como proveniência, autoria, datas de aquisição e produção. Em anexo apresentamos uma ficha de inquérito.
2. Rotulagem ou numeração das unidades de instalação
Atribuímos a cada unidade de instalação (caixas, envelopes, pastas de argolas) um número de referência para a ficha de inventário. Este é escrito no exterior da caixa em local bem visível (pode ser impresso em etiquetas ou autocolantes com o nome da instituição). Nesta operação temos que identificar quais os conjuntos a descrever: gavetas, caixas, pastas ou envelopes.
3. Observação da coleção
É a fase mais importante e demorada, temos que observar toda a coleção, contar negativos e provas existente, determinar o seu formato, identificar espécies fotográficas e formas de deterioração, problemas de conservação, etc. Enunciamos alguns aspetos a não esquecer na observação.
a) Organização original
Identificar se existe alguma organização original, como organização por envelopes, maços de fotografias reunidos com elásticos ou atilhos, alguma forma de numeração, referências de correspondência negativo - prova. Detetar ainda imagens repetidas ou negativos e provas correspondentes. Há que especificar a necessidade de preservar (ou não) esta organização após o tratamento da coleção.
b) Descrição original
Identificar se existe alguma forma de descrição original da coleção, do autor ou da instituição que produziu a coleção, desde inscrições nas embalagens, listas temáticas, cadernos de campo, livros de registo do estúdio fotográfico, etc. e que tipo de informação encontramos, datas, locais, assuntos de reportagem, nome do cliente que a encomendou, etc. Especificar formas de preservar esta informação após o tratamento físico (nomeadamente após a mudança de embalagens).
c) Condição física
Identificar e quantificar as espécies fotográficas e respetivos formatos em cada unidade de instalação e respetivo estado de conservação. Podemos fazer a contagem com exatidão ou por aproximação. Precisamos também de identificar formas de deterioração existentes, problemas de conservação de resolução urgente (caixas molhadas, bolores, infestação), espécies instáveis ou perigosas (suportes em nitrato de celulose), materiais frágeis de conservação prioritária (negativos com cheiro a vinagre, originais a cor) ou originais em risco (vidros quebrados, provas com fita cola).
4. Identificar temáticas e autores presentes na coleção.
Finalmente o inventário deve referir as temáticas ou assuntos das imagens, zonas do país ou estrangeiro em que forma produzidas e o autor ou autores presentes.
5. Relatório escrito
O relatório escrito faz a síntese de todas informações acima recolhidas, deve apresentar os tipos de espécies e as quantidades e comentários ao interesse da coleção, valor das imagens e comentários ao seu estado de conservação e possibilidades e custos de uma intervenção. O inventário deve ser assinado e datado. Conjuntos mais interessantes ou processos fotográficos mais raros podem ser assinalados como prioridade de tratamento. A informação recolhida na observação pode ser compilada numa base de dados para maior facilidade de utilização.
6. Plano de tratamento
O plano de tratamento deve referir os seguintes pontos:
- Estabelecer uma estratégia de conservação.
- Definir a forma de organização da coleção (secções, numeração).
- Definir o tipo de descrição a fazer e o detalhe com que será realizada.
- Definir conjuntos de tratamento prioritário.
- Estabelecer etapas ou fases dos tratamentos.
- Definir as embalagens de acondicionamento e quantidades
- Salas de trabalho necessárias, materiais e equipamentos a adquirir
- Tratamento global ou seleção e critérios para selecionar
- Definir equipa de trabalho e sua formação
- Estimar uma verba necessária e um calendário de tratamento